Gabinet Stomatologiczny „Uśmiech” – klinika dentystyczna w dużym mieście wojewódzkim, oferująca kompleksową opiekę stomatologiczną dla pacjentów indywidualnych i rodzin. Gabinet zatrudnia kilkunastu specjalistów i prowadzi intensywną komunikację z pacjentami poprzez telefon, stronę internetową oraz social media.
Wyzwanie
- Wraz ze wzrostem liczby pacjentów gabinet stanął przed wyzwaniami:
- Przeciążona recepcja – pracownicy często nie nadążali z odbieraniem
- wszystkich telefonów, co prowadziło do utraty części pacjentów.
- Ograniczone godziny pracy – pacjenci dzwonili po godzinach lub w weekendy, gdy recepcja była zamknięta.
- Brak centralizacji komunikacji – zapytania spływały telefonicznie, przez
- Messengera i formularz na stronie, co utrudniało ich obsługę i monitorowanie.
- Rosnące oczekiwania pacjentów – pacjenci oczekiwali szybkiej odpowiedzi na pytania o ceny, dostępne terminy czy zakres usług.
- Wielojęzyczni klienci – część pacjentów to cudzoziemcy, z którymi komunikacja w języku angielskim była dodatkowym wyzwaniem.
Rozwiązanie
Gabinet wdrożył Agenta AI pełniącego funkcję wirtualnego recepcjonisty, działającego 24/7.
Zakres funkcjonalności:
Obsługa wielu kanałów – połączenia telefoniczne, widget głosowy i tekstowy na stronie www, Messenger Facebooka.
Automatyczna rejestracja pacjentów – sprawdzanie dostępności w kalendarzu i rezerwacja terminów wizyt.
Zbieranie danych pacjentów – Agent AI pobiera dane kontaktowe i opis sprawy po wcześniejszym uzyskaniu zgody RODO, a następnie zapisuje je w bazie i wysyła streszczenie rozmowy na e-mail gabinetu lub kanał komunikatora (Slack, Telegram).
Obsługa FAQ – udzielanie odpowiedzi na często zadawane pytania (np. godziny otwarcia, cennik, usługi).
Personalizacja – możliwość wykorzystania spersonalizowanego głosu i dopasowania „osobowości” Agenta do wizerunku gabinetu (przyjazny, spokojny ton).
Obsługa wielojęzyczna – komunikacja z pacjentami po polsku i angielsku.
Raporty dzienne – automatyczne zestawienia rozmów i rezerwacji wysyłane na e-mail menedżera gabinetu.
Przekierowanie rozmów – w razie potrzeby Agent przełącza połączenie do pracownika gabinetu.
Rezultaty
100% odebranych zapytań – brak utraty pacjentów z powodu nieodebranych telefonów czy wiadomości.
24/7 dostępność – pacjenci mogą rezerwować wizyty również po godzinach pracy gabinetu.
Oszczędność czasu recepcji – redukcja obciążenia recepcjonistów o około 50%, dzięki czemu mogą skupić się na obsłudze pacjentów na miejscu.
Lepsza komunikacja – wszystkie dane pacjentów i rezerwacje centralizowane w jednym systemie Wzrost liczby rezerwacji online – w ciągu pierwszych 3 miesięcy wzrost o 35% w stosunku do okresu sprzed wdrożenia.
Wyższy komfort pacjentów zagranicznych – dzięki obsłudze w języku angielskim.
Korzyści biznesowe
Dzięki wdrożeniu Sary – Agenta AI gabinet zyskał:
większą liczbę pacjentów – brak utraconych połączeń i łatwiejsze umawianie wizyt,
wyższą satysfakcję klientów – szybkie odpowiedzi i dostępność o każdej porze,
efektywniejsze zarządzanie pracą recepcji,
lepszą konkurencyjność na rynku usług stomatologicznych – dzięki nowoczesnym rozwiązaniom AI.
